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湖北中医药高等专科学校档案管理办法

2007-8-17 9:13:00
第一章   总  则
 
      第一条  为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学科研中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和普通高等学校档案管理办法》,结合我校实际,制订本办法。
      第二条  本办法所称档案,是指学校在教学、科研、党政管理以及其他活动
中直接形成的对学校和社会有保存价值和各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
      第三条  学校在工作活动中藏咯门类、不同载体的档案,均由学校档案管理部门集中统一管理。
      第四条  学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业,中办好学校的重要基础工作之一。学校档案工作必须纳入学校总体发展规划和年度计划。
      第五条  学校管理部门应严格执行国家、学校的有关规定,确保档案实体完整、准确、系统和安全,严守档案秘密,大力开发档案住处资源,满足学校和社会的需要。
 
第二章   领导体制和机构设置
 
      第六条  学校档案工作由校长分管,同时接受荆州市档案局的指导、监督与检查。
      第七条  学校成立档案馆,由校长办公室领导。
      第八条  学校档案是学校档案工作管理部门,负责永久保存和提供利用本校档案。其基本任务为:
     一、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,并规划全校档案工作;
     二、制订本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;
     三、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。
     四、开展档案的开放或利用工作;
     五、负责编辑档案参考资料,编制检索工具,多途径、多形式地开发档案住处资源。
     六、积极参加各种档案学术交流活动,开展多方面协作,并采取走出去,请进来的方式进行档案住处交流。
     七、负责全校档案工作人员的业务培训。
     八、开展档案定传达室工作和利用者教育活动,不断提高一校师生员工的档案法制意识。
     九、开展档案工作研究、学术木研究和经验交流活动。
      第九条  学校各系(部)、处、室等部门必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并视情况配备一至二名专(兼)职人员,负责本部门的档案惧、整理和移交工作。
 
第三章  档案管理人员职责
 
      第十条  档案管理人员,要认真学习档案理论知识,严格执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识,身体健康。
      第十一条  学校档案馆管理员要认真履行如下职责:
     一、认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针、政策和各项规章制度;
     二、负责各类档案资料的惧、入库;
     三、做好档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研;
     四、全面熟悉馆藏,开发本馆信息,积极提供利用,做好咨询服务,严格执行保密和查阅制度;
     五、加强库房管理,做好库内外温湿度的测评,年终对库藏档案资料进行全面核对清理,确保档案的完整和安全。
     六、负责对校内各部门的档案工作进行业务检查和指导,努力提高案卷质量;
     七、保持库房整洁,遵守防火、安全制度;
     八、服从领导分配,对工作认真负责、积极主动,保质保量按时完成自己承担的各项工作任务,有团结互助精神,做到分工不分家;
     九、努力学习专业知识,不断提高业务水平。
      第十二条  各系(部)、处室部门档案员要认真履行以下职责:
     一、认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针、政策和各项规章制度;
     二、做好本部门档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计。编研;
     三、全面熟悉本部门档案资料,开发本部门档案信息,积极提供利用,做好咨询服务,严格执行保密和查阅制度;
     四、做好档案管理工作,遵守防火、防潮、安全等规章制度;
     五、按学校档案馆要求,按时向档案馆移交本部门档案;
     六、努力学习专业知识,不断提高业务水平。
 
第四章      经费、库房和设备
 
      第十三条  学校档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,专款专用。学校各职能部门,对用于保存部门归档文件所需的档案装具等设备,在部门经费中给予解决。
      第十四条  根据需要,并考虑到长远发展,档案馆需配备符合档案管理要求的专用档案库房和统一的装具,并安装必要的保护设备。
      第十五条  存放声像等特殊载体档案,要设有专门库房,并配置恒、恒湿润设施。
      第十六条  学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照像、录像等设备,逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。
 
第五章     文件材料的归档、移交和接收工作
 
      第十七条  学校和各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收档案工作。各部门要努力做到每项重要的教学、科研、党政等管理工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
      第十八条  各有关部门对科研成果、产品计划与试制,基建工程等进行鉴定验收,必须有本部门的档案人员或学校档案馆人员参加。有关业务负责人应会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见;没有完整、准确,系统的文件材料的项目,不予上报成果。
      第十九条  学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般是由各立卷部门立卷人按总是特征组卷,以问题为主,结合时间,重要程度把具有相同特征,联系密切的文件组合在一起,编排页号或件号,填写卷内目录和案卷标题,交本部门分管负责人检查,装订后向档案馆移交。学校档案馆应派人指导立卷工作。
      第二十条  全校归档文件范围是:
     一、党群类:主要包括纪委、党委办公室、党委组织部、党委宣传部、党委统战部、工会、团委等部门的工作计划、总结、各种会议文件、会议记录、上级机关与本校关于党群管理的文件材料(计划生育领导小组办公室设在工会,其有关文件材料归于此类);
     二、行政类:主要包括校长办公室、审计科、人事处、后勤处、图书馆、档案馆等部门的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、上级与本校有关行政管理的文件材料;
     三、教学类:主要包括教务处、学生工作处、医学教育督导室、招生办公室和各系(部)在教学工作中所形成的文件材料,以及上级教育主管部门下达的指令性和指导性文件(师资培训归于人事类);
     四、科学研究类:主要包括科研处、中心实验室在科研工作中形成的行政、计划、成果、经费、基金等综合性文件材料,学校在科学研究过程中(包括科研准备阶段、实验阶段、鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段)所形成的文件材料;
     五、产品生产与科技开发类:主要包括学校在科学技术开发过程中形成的综合性文件材料以及产品的计划、生产、鉴定、销售管理过程中所形成的文件材料。
     六、基本建设类:主要包括后勤处在新建和维修项目时从酝酿、决策、施工到竣工中所形成的文件材料(包括征用土地的文件材料),上级机关与本校有关文件材料;
     七、仪器设备类:主要包括购进的价值2万元以上的全套随机技术文件及上级机关与本校有关仪器设备的文件材料;
     八、出版类:主要包括上级及本校有关出版工作的文件材料;本校编辑出版的校报、本校学报编辑部编辑出版的学报及其他学术弄、刊物;
     九、外事类:主要包括上级机关与本校关于外事出有因工作的文件材料;学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国、出境考察、进修及学校聘请的外籍教师在教学科研活动中形成的文件材料;
     十、财会类:主要包括计财处在经济业务活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册及上级机关与本校有关财务工作的文件材料;
     十一、声像类:主要包括全校各部(处、系)、直属单位在重要活动、重大会议、重要项目中形成的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等;
      第二十一条  学校所属机构立卷档案的文件材料,应符合下列要求:
     一、归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制,复制件附于原件后一并存档;
     二、归档的文件材料,应遵循文件之间的形成规则,保持文件之间的有机联系,区分保存价值,分类组卷;
     三、归档文件用纸规范,纸质优良,字迹清楚、耐久,严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写;
     四、案卷标题简明确切,填写备考表,编制卷内目录符合规范要求;
     五、归档材料符合档案计算机管理要求;
      第二十二条  归档时间及手续
     一、党政类和能按自然年度归档的文件材料在次年五月底以前归档;
     二、教学类和能教学年度归档的文件材料在当年年底前归档;
     三、科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;
     四、接收档案必须履行相关手续,填写移交清山,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方签名盖章;
     五、会部门的当年会计档案,本部门保管一年后归档。
      第二十三条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按照规定向档案部门移交,集中管理,任何人不得据为已有。
      第二十四条  个人在其非职活动中形成的各种载体形成的文件材料,档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案部门捐赠有价值档案的,学校予以奖励。
 
第六章     档案管理
 
      第二十五条  档案馆根据《湖北中医药高等专科学校档案实体分类方案》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度,确定不同的利用范围,建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。
      第二十六条  本校形成的文件材料,绝大部分永久或长期保存,无查考利用价值的事务性、临时性文件材料,一般不归档或短期保存。校外来文,凡针对学校的批复、指示要永久保存;普发的政策性文件材料,或与学校业务工作有直接关系的文件材料,要长期保存;其他材料短期保存或不归档。
      第二十七条  档案馆组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案,应征得有关部门的同意,并编制清册,报主管领导审批。销毁时应指定专人监销,学校有关部门要派人参加,并在会签单上签名、盖章。
      第二十八条  档案馆要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收进、整理、保管利用和本馆的各种数据情况进行检查和统计。
      第二十九条  档案馆要注意研究、改进档案保护技术,及时修补、修复残破档案。要建立和健全库房管理制度,落实防火、防盗、防虫、温度湿度控制等安全措施,确保档案安全。
      第三十条  档案住处管理是学校信息管理的重要组成部分。为加强档案信息管理系统的基础建设,档案馆应积极推进档案计算机管理,逐步实现档案的电子化,并建立档案数据库。
 
第七章  档案的利用
 
      第三十一条  档案馆对于自形成之日起档案应向全校和社会开放,但对其中涉及国家安全和学校重大利益的档案,须经校分管领导批准后分期分批开放
      第三十二条  学样档案馆所保存的档案,主要供本校利用。凡需利用馆藏档案者应用遵循下列规定。
     一、本校各单位或个人可直接到档案馆查阅。如校外单位或个人需查时,应持介绍信,经档案部门负责人同意后,方可查阅;
     二、利用者要求复制档案,一般由档案馆管理人员负责办理;
     三、对校外单位和个人查阅、借用、复制本校档案(包括本校师生员工为个人目的的利用馆藏档案)的,应按规定收取费用。
     四、查阅档案限在阅文室。案卷一般不外借,特殊情况需外借,须经档案馆负责人批准,档案馆应定期检查外借档案的归还情况,如发现损坏或丢失,当事者要写出书面报告,报请学校处理
      第三十三条  档案馆应根据学校和社会需要,有计划时代 ,有步骤地对档案资料做好编研工作,为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。
      第三十四条  对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经档案馆及学校领导批准。
 
第八章       考勤、奖惩与处罚
 
      第三十五条  学校建立档案工作检查、考核、评估制度。学校对专兼职档案人员和立卷归档部门,按其职责与要求,实行年度考证,对做出成绩的先进单位和个人给予奖励。对不能按时完成立卷归档任务的单位和个人当年不得评为任何先进。
      第三十六条  对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的,要按照规定给予当事者以通报批评直至行政处分,构成犯罪的移交司法部门处理;
     一、损毁、丢失属于学校所有的档案;
     二、擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的;
     三、涂改、伪造档案的;
     四、擅自同卖或者转让档案的;
     五、不按规定归档或者不按期移交档案的;
     六、明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的;
     七、档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。
 
第九章  附    则
 
      第三十七条  本办法从印发之日起实行,以往的有关规定,凡与本办法相矛盾的,以本办法为准。
      第三十八条  本办法由学校档案馆负责解释。